DeCA: in vigore in Spagna il documento elettronico di controllo del trasporto

Dal 5 ottobre 2026 il documento di controllo amministrativo che accompagna il trasporto pubblico di merci su strada all’interno della Spagna non è più cartaceo ma elettronico: il DeCA (Documento electrónico de Control Administrativo).

Cos’è il DeCA

Il documento di controllo esiste da anni (Ordinanza FOM/2861/2012) e riporta i dati essenziali di ogni trasporto: chi lo commissiona, chi lo esegue, origine, destinazione, natura e peso della merce. La novità è il formato. La Legge 9/2025 sulla mobilità sostenibile ha stabilito che questo documento debba essere obbligatoriamente digitale dieci mesi dopo la sua entrata in vigore, e una risoluzione della Direzione generale del trasporto su strada e ferroviario, pubblicata nella Gazzetta ufficiale spagnola (BOE) il 12 giugno 2026, definisce le caratteristiche dei sistemi e dei documenti elettronici.

Chi riguarda

• Il trasporto pubblico di merci su strada con origine e destinazione in Spagna, compreso il cabotaggio.
• Non riguarda il trasporto internazionale, che continua a utilizzare i documenti di controllo previsti dalle convenzioni sottoscritte dalla Spagna.
• I soggetti obbligati a generare e conservare il DeCA sono il caricatore contrattuale e il vettore effettivo. L’Ordinanza TRM/282/2026 ripartisce tra loro la responsabilità sui diversi dati del documento.

Nel trasporto di passeggeri l’equivalente è il foglio di viaggio, che passa anch’esso al formato digitale.

Cosa cambia rispetto al documento cartaceo

• Il documento viene generato a partire dai dati dell’applicazione con cui si gestisce il trasporto, in formato PDF. Un documento cartaceo scansionato non è valido.
• Viene creato prima dell’inizio effettivo del servizio, non appena i dati sono noti, registrando data e ora di creazione.
• Ogni documento ha un indirizzo web univoco e il PDF contiene un codice QR con quell’indirizzo.
• I file sono archiviati in un repository accessibile agli agenti di controllo durante il trasporto: aprendo l’indirizzo, il PDF si scarica direttamente.
• Se i dati cambiano durante il servizio, si genera un nuovo documento con un proprio QR oppure si integra quello esistente indicando i nuovi dati e il motivo della modifica.
• Uno stesso DeCA può comprendere più servizi quando caricatore contrattuale e vettore effettivo sono gli stessi.

Durante il trasporto

Su richiesta degli ispettori o degli agenti di controllo stradale, il conducente presenta il DeCA con il relativo codice QR o, in mancanza, solo il codice QR. Il download deve restare disponibile per tutta la durata del servizio; secondo la risoluzione, può essere disattivato trascorsi sette giorni di calendario dalla sua conclusione.

Conservazione

Caricatore contrattuale e vettore effettivo devono conservare i file generati per almeno un anno.

Cosa comporta nella pratica

• Caricatori: i dati di ogni spedizione devono essere disponibili e corretti prima della partenza del mezzo, e il documento deve essere generato in tempo.
• Vettori: il conducente deve poter mostrare il QR in qualsiasi controllo e l’azienda deve conservare i documenti.
• Operatori logistici: quando intervengono più aziende, conviene chiarire fin dall’inizio chi agisce come caricatore contrattuale, chi genera il documento e come il QR arriva al conducente.

Come ci stiamo preparando in SISTREL

Stiamo adeguando i nostri processi operativi e i nostri sistemi al nuovo quadro: fare in modo che i dati di ogni operazione siano completi prima della partenza, che il documento sia generato a partire da quei dati e che il codice QR arrivi al conducente, in coordinamento con i vettori con cui lavoriamo. Se avete dubbi su come il DeCA incide sulle vostre spedizioni, possiamo verificarlo insieme.

E poi

Si tratta di una prima fase basata su documenti PDF. Il quadro eFTI (Regolamento (UE) 2020/1056) costituisce il prossimo passo europeo nella digitalizzazione delle informazioni sul trasporto merci.