DeCA: Spaniens elektronisches Kontroll­dokument im Straßen­güter­verkehr tritt in Kraft

Ab dem 5. Oktober 2026 ist das behördliche Kontrolldokument, das den gewerblichen Straßengüterverkehr innerhalb Spaniens begleitet, kein Papierformular mehr, sondern ein elektronisches Dokument: das DeCA (Documento electrónico de Control Administrativo).

Was das DeCA ist

Das Kontrolldokument gibt es seit Jahren (Verordnung FOM/2861/2012). Es enthält die Grunddaten jedes Transports: wer ihn beauftragt, wer ihn durchführt, Abhol- und Zielort sowie Art und Gewicht der Ware. Neu ist das Format. Das Gesetz 9/2025 über nachhaltige Mobilität schreibt vor, dass dieses Dokument zehn Monate nach Inkrafttreten des Gesetzes zwingend digital sein muss. Eine Resolution der Generaldirektion für Straßen- und Schienenverkehr, veröffentlicht im spanischen Amtsblatt (BOE) am 12. Juni 2026, legt fest, wie die elektronischen Systeme und Dokumente beschaffen sein müssen.

Wen es betrifft

• Den gewerblichen Straßengüterverkehr mit Abhol- und Zielort in Spanien, einschließlich Kabotage.
• Nicht betroffen sind internationale Transporte; für sie gelten weiterhin die Kontrolldokumente der von Spanien unterzeichneten Abkommen.
• Zur Erstellung und Aufbewahrung des DeCA verpflichtet sind der vertragliche Verlader und der ausführende Frachtführer. Die Verordnung TRM/282/2026 teilt die Verantwortung für die einzelnen Angaben zwischen beiden auf.

Im Personenverkehr ist das Gegenstück der Fahrtenbericht (Hoja de ruta), der ebenfalls digital wird.

Was sich gegenüber dem Papierdokument ändert

• Das Dokument wird aus den Daten der Anwendung erzeugt, mit der der Transport verwaltet wird, und zwar als PDF. Ein eingescanntes Papierdokument ist nicht gültig.
• Es wird vor dem tatsächlichen Beginn der Leistung erstellt, sobald die Daten bekannt sind; Datum und Uhrzeit der Erstellung werden festgehalten.
• Jedes Dokument hat eine eindeutige Webadresse, und das PDF enthält einen QR-Code mit dieser Adresse.
• Die Dateien liegen in einem Repository, auf das Kontrollbeamte während des Transports zugreifen können: Über die Adresse wird das PDF direkt heruntergeladen.
• Ändern sich die Daten während der Leistung, wird entweder ein neues Dokument mit eigenem QR-Code erzeugt oder das bestehende um die neuen Angaben und den Änderungsgrund ergänzt.
• Ein DeCA kann mehrere Leistungen umfassen, wenn vertraglicher Verlader und ausführender Frachtführer identisch sind.

Während des Transports

Auf Verlangen der Inspektion oder der Kontrollbeamten legt der Fahrer das DeCA mit seinem QR-Code vor oder, falls das nicht möglich ist, nur den QR-Code. Der Download muss während der gesamten Leistung verfügbar sein; laut Resolution darf er sieben Kalendertage nach Abschluss der Leistung deaktiviert werden.

Aufbewahrung

Vertraglicher Verlader und ausführender Frachtführer müssen die erzeugten Dateien mindestens ein Jahr aufbewahren.

Was das in der Praxis bedeutet

• Verlader: Die Daten jeder Sendung müssen vor Abfahrt des Fahrzeugs vollständig und korrekt vorliegen, und das Dokument muss rechtzeitig erzeugt sein.
• Frachtführer: Der Fahrer muss den QR-Code bei jeder Kontrolle vorzeigen können, und das Unternehmen muss die Dokumente aufbewahren.
• Logistikdienstleister: Sind mehrere Unternehmen beteiligt, sollte von Anfang an feststehen, wer als vertraglicher Verlader auftritt, wer das Dokument erzeugt und wie der QR-Code zum Fahrer gelangt.

Wie wir uns bei SISTREL vorbereiten

Wir passen unsere operativen Abläufe und Systeme an den neuen Rahmen an: Die Daten jedes Auftrags sollen vor der Abfahrt vollständig sein, das Dokument soll aus diesen Daten erzeugt werden und der QR-Code den Fahrer erreichen – abgestimmt mit den Frachtführern, mit denen wir zusammenarbeiten. Wenn Sie Fragen dazu haben, wie sich das DeCA auf Ihre Sendungen auswirkt, prüfen wir das gern gemeinsam mit Ihnen.

Wie es weitergeht

Dies ist eine erste Phase auf Basis von PDF-Dokumenten. Der eFTI-Rahmen (Verordnung (EU) 2020/1056) ist der nächste europäische Schritt bei der Digitalisierung der Informationen im Güterverkehr.